Kako poslati 100 paketa dnevno sa dvoje ljudi: proces od porudžbine do kurira

Na 10 paketa dnevno sve može ručno. Na 100 paketa dnevno ručni proces pukne u roku od nedelju dana: pogrešne adrese, zaboravljeni računi, otkupnine koje se ne slažu i kupci koji zovu. Razlika između prodavnice koja šalje 100 paketa sa dvoje ljudi i one kojoj treba petoro je proces, ne trud. Evo kako izgleda dan koji radi.

Gde proces puca kad porudžbine porastu

Jedna porudžbina ručno znači: pročitaj mejl, prekucaj u kurirski portal, otkucaj fiskalni račun, upiši u Excel, pošalji poruku kupcu, skini sa stanja. To je 6 do 8 minuta po paketu kad si koncentrisan. Na 100 paketa to je 10 do 13 sati nečijeg rada dnevno, pre nego što iko išta spakuje.

Primer: Marko prodaje kozmetiku. Na 30 paketa dnevno je radio sam do 20h. Na 60 je zaposlio devojku samo za adresnice. Na 100 je shvatio da mu ne treba treći čovek, nego da mu adresnice ne smeju da traju 3 minuta.

Dan koji radi: od porudžbine do predaje kuriru

08:00 Porudžbine su već u sistemu

Sve što je stiglo preko noći sa sajta, Instagrama i telefona stoji u jednoj listi, sa podacima kupca spremnim za obradu. Niko ništa ne prekucava.

08:15 Provera i odobrenje (20 minuta za 100 porudžbina)

Sistem je označio duple porudžbine, sumnjive brojeve i kupce koji su ranije odbili paket. Ti prolaziš kroz označene, ostale odobravaš grupno. Ovo je jedini deo procesa gde čovek odlučuje.

Primer: od 100 porudžbina, 6 je označeno. Dve su duple, jednu zoveš, tri odobriš. Ostale 94 odobriš jednim klikom.

08:40 Adresnice, računi i SMS nastaju odjednom

Klik na „pošalji“ za odobrene porudžbine pravi adresnice za sve kurire koje koristiš, fiskalne račune i SMS kupcima sa brojem za praćenje. Štampač izbaci 94 adresnice i 94 računa u redosledu pakovanja.

Primer: pre sistema, 94 adresnice kroz dva kurirska portala su bile 4 sata. Sada je to vreme koliko treba štampaču.

09:00 Pakovanje po listi, ne po sećanju

Pakeri dobijaju listu za pakovanje grupisanu po proizvodu: prvo svih 30 paketa sa artiklom A, pa 25 sa artiklom B. Manje hodanja po magacinu, manje grešaka. Adresnica i račun idu na kutiju u istom redosledu.

Primer: dvoje ljudi spakuje 100 paketa za oko 3 sata ako je lista dobra i artikli su na poznatom mestu. Bez liste, isti posao traje 5 sati i obavezno se zameni jedna adresnica.

13:00 Predaja kuriru

Kurir preuzima sve pakete do dogovorenog sata. Porudžbine odobrene posle 13h idu sutra. Cut-off je jasan i kupcu i tebi.

Tokom dana: statusi stižu sami

Statusi isporuke, pokušaji dostave i povrati se povlače iz kurirskih sistema i upisuju na porudžbinu. Kad kupac pozove i pita gde mu je paket, odgovor je u sistemu, ne u kurirskom portalu.

Kraj nedelje: otkupnine se uparuju same

Kurir isplati otkupnine. Svaka uplata se upari sa svojom porudžbinom, do dinara. Ono što se ne slaže iskoči kao izuzetak. Petak popodne sa izvodom i Excelom prestaje da postoji.

Tri pravila koja drže proces na 100 paketa

1. Jedan ulaz. Sve porudžbine sa svih kanala ulaze u istu listu. Čim neko vodi „svoje“ porudžbine u beležnici, proces je pukao.
2. Čovek odlučuje, sistem izvršava. Ljudi odobravaju i pakuju. Adresnice, račune, poruke i stanje radi sistem.
3. Cut-off vreme je sveto. Porudžbina do 13h ide danas. Posle 13h ide sutra. Bez izuzetaka, jer izuzeci prave kašnjenja za sve.

Koliko ljudi treba za 100 paketa dnevno

Sa procesom iznad: jedna osoba za obradu i komunikaciju sa kupcima, dve za pakovanje. Bez procesa: četvoro do petoro, i dalje sa greškama.

Primer: Marko danas šalje 120 paketa dnevno sa troje ljudi, uključujući sebe, i završava do 15h. Ista prodavnica, isti proizvodi, drugi proces.

Ovaj tok je ono što TopOMS OMS modul radi: porudžbine ulaze same, ti proveriš i odobriš, a adresnice, fiskalni računi, SMS i praćenje nastaju iz jednog klika. Otvori nalog i prođi prvih 100 porudžbina besplatno.